Kaizen: bescheiden en subtiel je werkprocessen verbeteren

Een van mijn opdrachtgevers, die zijn organisatie wil verbeteren, vroeg me het boek Gemba Kaizen te lezen. Ik had nog nooit van kaizen gehoord, maar het is erg interessant.
Kaizen betekent: continu verbeteren van kwaliteit. Het gaat daarbij niet om het voldoen aan een van bovenaf opgelegde norm, maar over het opbouwen van een lerende organisatie. Werk wordt gezien als een manier om jezelf te ontwikkelen.

Wat is kaizen?
Kaizen gaat niet over dure innovatieve vernieuwingen of aankopen, maar om een serie kleine haalbare verbeteringen door communicatie, training, teamwerk, betrokkenheid, zelfdiscipline en gezond verstand.
Kaizen is gericht op het verbeteren van het werkproces, niet op het resultaat.
Kaizen is bescheiden en subtiel.

Waar vindt de verbetering plaats?
Op de gemba, de werkvloer, de plek waar het werk gedaan wordt. Gemba kaizen betekent dat je, wil je iets verbeteren in het proces, je naar de werkvloer moet. In een grotere organisatie betekent dit dat je niet achter je computer blijft zitten managen, maar dat je daadwerkelijk kijkt wat er op de werkvloer gebeurt.

Ik vind het interessant dat veel adviezen uit het boek overeenkomen met wat ik van mijn spirituele leraar leer. Hij stimuleert ons altijd om de werkvloer op te gaan, om met mensen te praten in plaats van op een lijst te kijken met hun gegevens. De landkaart is niet de realiteit zelf.
Niet alleen in bedrijven, maar ook in je eigen huishouding kun je natuurlijk kaizen toepassen, in kleine stapjes.

Wat verbeteren we met kaizen?
Q – De kwaliteit van wat je levert en van de processen die hierbij een rol spelen
C – De kosten. Kostenbesparing moet niet ten koste van de kwaliteit gaan, maar is gebaseerd op:
• het verminderen van verspilling
• het verbeteren van de kwaliteit van de werkprocessen
• het vermijden van fouten
D – De levering: iets binnen een vastgestelde tijd doen.

Drie eenvoudige basisbeginselen
Er zijn drie manieren om QCD te bereiken, die gemakkelijk te begrijpen en toe te passen zijn:

1) De vijf S-en:
• schiften: alles wat overbodig is, of wat geen waarde vertegenwoordigt, verwijderen.
Denk bijvoorbeeld aan kapotte spullen, of verouderd materiaal.
• sorteren: op een zinvolle manier rangschikken wat over is. Alles op een daarvoor geschikte plaats.
• schoonmaken. Hieronder vallen ook: het wegnemen van oorzaken van storingen en het aanpakken van plekken waar rommel zich ophoopt. Als ik daar bij stilsta, krijg ik direct zin om mijn meterkast aan te pakken. Daar ligt allemaal kleding in, niet echt efficiënt. Temeer daar er nu een tafel voor de deur staat, die je opzij moet schuiven wil je in de meterkast. Je begrijpt het al, deze kleding draag ik niet meer.
• standaardiseren van de drie voorgaande.
• standhouden: dit hele proces tot een gewoonte maken. Ook steun vragen hoort hierbij, en afspraken maken met anderen over hoe dit tot een continue proces te maken.

2) Eliminatie van verspilling
Denk hierbij aan zaken of activiteiten die geen waarde toevoegen.
Stel jezelf eens de vraag: welke activiteiten die ik vandaag gedaan heb, voegen echt waarde toe (aan mijn missie of aan mijn diensten)?
Wat heeft geen waarde toegevoegd, maar was een verspilling, bijvoorbeeld van tijd?

3) Standaardisatie
Dit klinkt misschien saai en alsof je je vrijheid kwijtraakt.
Maar het gaat om:
• de beste, eenvoudigste en goedkoopste manier om een taak te doen
• het niet verloren laten gaan van know-how. Door standaardisering kun je kennis doorgeven, over hoe je iets het beste kunt doen
• minder tijdverspilling, omdat er een standaard is die goed werkt
• omdat er een basisstandaard is, kun je mensen trainen om een taak uit te voeren volgens die standaard

Hoe kun je beginnen?
Zelf merkte ik dat door me te verdiepen in gemba kaizen, ik anders naar werkprocessen ging kijken. Liever gezegd: ik werd me er meer bewust van dat het processen zíjn. Waar ik voorheen eerder dacht: dit functioneert niet, of hier lopen we achter, denk ik nu: wat kunnen we doen om dit proces te verbeteren? Welke stappen heeft dit proces en waar stagneert het? Welke verspilling vindt hier plaats? Hoe kan ik minder achter de feiten aanlopen en – samen met anderen – daadwerkelijk een verandering in het proces bewerkstelligen?

Ik vind kaizen een hele inspirerende manier van naar werk kijken die betrokkenheid oproept.
Bij de opdrachtgever gaan we met het hele team ook verder aan de slag met kaizen. Fijn, een lerende organisatie, daar hou ik van.

Verder lezen
Het boek Gemba Kaizen is best duur: € 53,50. Zelf heb ik het uit de bieb gehaald, waar het in het archief stond.
Ook vond ik op het internet een gratis mini-cursus over de vijf S-en: https://www.flowinmotion.com/gratis-5s-cursus/

Advertenties

Een werkweek van 4 uur

een werkweek van vier uur

Dit boek van Timothy Ferris met de aanlokkelijke titel Een werkweek van 4 uur verscheen al in 2007 en er zijn veel van verkocht. Misschien heb je het gelezen, maar heb je het ook toegepast?
Onlangs verscheen er overigens een herziene versie maar die heb ik niet gelezen.

Het deel van dit boek dat me het meeste aanspreekt, gaat over het elimineren van dingen die er niet toe doen. Dit is gerelateerd aan mijn derde principe van eenvoud: ‘Focus op het allerbelangrijkste’.

Het 80/20 principe
Bij het elimineren van activiteiten zijn er twee wetten die je kunnen helpen: het 80/20 principe en de Wet van Parkinson.
Over het 80/20 principe heb ik al eerder geschreven. In het kort komt het erop neer dat een klein deel (20%) van input het grootste deel (80%) van output tot gevolg heeft. En 80% van de input geeft slechts 20% resultaat. Een voorbeeld: 20% van je kleren draag je 80% van de tijd; 80% van je kleding draag je 20% van de tijd. Of: 80% van de winst komt van 20% van de klanten; 20% van de winst komt van 80% van de klanten. Als ondernemer kun je je bijvoorbeeld het beste richten op de 20% klanten die het meeste winst geven (als winst maken een belangrijk doel voor je is). Het 80/20 principe kun je overal op toepassen. Lees m’n eerdere blog hierover, maar kom wel hier terug – afleiding zit in een klein hoekje 🙂

De Wet van Parkinson
De Wet van Parkinson is als volgt: hoe meer tijd je voor een taak uittrekt, hoe meer deze toeneemt in (vermeende) belangrijkheid en complexiteit.
Om dit om te keren, stel je van tevoren vast hoeveel tijd je aan een taak wilt besteden. Je gaat dus niet gewoon maar beginnen met die boekhouding en je ziet wel wanneer je er weer mee ophoudt. Nee, je zegt bijvoorbeeld tegen jezelf: ik werk vandaag 1 uur aan de boekhouding, niet meer.

Het beste is om beide wetten te combineren: je kiest de 20% met het meeste effect (en wat voor jou het meeste betekenis heeft) en stelt grenzen aan de tijd die je ermee bezig bent.
Ferris zegt dat als je niet hebt vastgesteld welke taken cruciaal zijn voor je missie en je te ruime begin- en eindtijden voor de uitvoering hebt, dat het onbelangrijke dan belangrijk wordt. Ook als je wel weet wat essentieel voor je is, zullen zich toch nieuwe onbeduidende taken aan je opdringen. Die taken dijen uit en kunnen al je tijd opslokken, zodat je aan het eind van de dag niets van belang hebt afgekregen.

Behulpzame vragen die Ferris stelt:
• wat zijn jouw top drie activiteiten die je gebruikt om de tijd te doden en om echt belangrijke activiteiten uit te stellen?
• als dit het enige is wat ik vandaag gedaan krijg, ben ik dan tevreden over mijn dag?

Een automatische bron van inkomsten creëren
Een belangrijk deel van het boek gaat over hoe je een bedrijf of een bron van inkomsten kunt opzetten, waarbij je alles uitbesteedt. Je maakt jezelf overbodig terwijl je toch inkomsten genereert. Dit deel van het boek vind ik het lastigste. Als je verder leest zul je begrijpen waarom. Maar ik ben heel benieuwd of er lezers zijn die hier wel mee aan de slag zijn gegaan en in hoeverre het hun gelukt is.

Wat doe je dan de rest van de week?
Al lezende vroeg ik me af: wat doe je dan de rest van de tijd? Ferris’ antwoord is, ook naar aanleiding van gesprekken met andere ‘nieuwe rijken’, dat er twee dingen van fundamenteel belang zijn: levenslang blijven leren en iets voor anderen doen.
Dat vind ik grappig maar ook een beetje de omgekeerde wereld. Eerst elimineert Ferris alles en hij zorgt ervoor dat er inkomsten zijn zonder dat hij er iets voor hoeft te doen en vervolgens vraagt hij zich af wat hij met alle vrijgekomen tijd gaat doen.

Je kunt het ook omkeren: begin met jezelf af te vragen wat je voor anderen zult doen en wat je wilt leren. Neem die motivatie mee in alles wat je doet. Dan doe je wat betekenisvol is. En dan is werk ook niet zozeer ‘werk’.
Niet dat dit zo gemakkelijk is natuurlijk, maar dat is de werkweek van 4 uur ook niet. Er zijn genoeg uitdagingen en valkuilen. Ferris bespreekt ze uitgebreid in zijn boek. De verdienste van dit boek is dat het prikkelt en inspireert om buiten de gebaande paden te gaan en dat is heel verfrissend.

Hoe je het ook aanpakt, elimineer! Creëer ruimte voor wat wezenlijk voor je is.

Op welk aspect van jouw leven zouden het 80/20 principe en de wet van Parkinson het meeste impact hebben? (dit is in zichzelf al een 80/20 vraag 🙂)

Ware Winst en het verlangen naar een andere economie

De afgelopen tijd heb ik twee boeken mogen redigeren voor Uitgeverij Jan van Arkel. Vooral over dit boek ben ik heel enthousiast: Ware Winst, Gemene-Goed-Economie als wegwijzer.

Niet geld staat centraal, maar waarden als vertrouwen en samenwerking
Ware Winst, geschreven door de alternatieve econoom en universiteitsdocent Christian Felber, gaat over een andere, mensvriendelijkere economie. Een economie waarin niet geld centraal staat, maar waarden zoals vertrouwen, samenwerking, verbondenheid met de natuur en solidariteit. Het gaat niet om financiële winst, maar om het welzijn van mensen. In Ware Winst wordt het begrip Gemene Goed geïntroduceerd. Gemene Goed betekent het materiële en psychische welzijn van de hele bevolking inclusief de natuurlijke omgeving.

Dit boek is een uitstekend onderbouwd betoog over hoe zo’n economie vorm kan krijgen. Het begint met een analyse van de tekortkomingen van ons huidige kapitalistische stelsel. In zijn uitleg grijpt Felber terug op de Grondwet. In veel Europese landen staat in de Grondwet dat economische activiteit het gemeenschappelijk welzijn moet dienen. Maar in de praktijk is welzijn niet de primaire drijfveer van de economie, maar winst maken. Dus de Grondwet wordt vaak niet nageleefd in het economische leven.

Wat ik al heel lang zo voel
Het boek licht de Gemene-Goed-Visie toe aan de hand van tal van onderwerpen. In zeer begrijpelijke taal passeren ze de revue: banken, kredieten, vrije markt, rente, pensioen, erfrecht, lonen, wereldmunt, eigendom van gebouwen en land, democratie, inspraak, conventies, educatie, zingeving en intrinsieke motivatie. Felber pakt het heel breed aan en dat is mede zijn kracht.
Ware Winst raakt aan veel dingen die ik al heel lang voel, of aan bepaalde keuzes die ik in mijn leven gemaakt heb, maar die ik niet zo goed in een maatschappelijke context kon plaatsen. Door het boek valt veel op z’n plaats.
Om een paar voorbeelden te geven:
• ik geloof in intrinsieke motivatie. Ook al is niet iedereen in onze huidige maatschappij intrinsiek gemotiveerd, dat potentieel hebben de meesten
van ons wel. De Gemene-Goed-Economie is gebaseerd op dit potentieel.
• werk dat betekenisvol is, daar heb ik altijd voor gekozen, ook al leverde het misschien niet altijd zoveel op (maar wel zoveel dat ik kon doen wat ik wilde). Als de Gemene-Goed-Economie groeit, dan zal betekenisvol werk beter beloond worden.
• ik ben eigenlijk altijd al een voorstander geweest van het basisinkomen. Felber zegt dat verschillende ideeën, dus ook het basisinkomen, in het Gemene-Goed-Model verwerkt kunnen worden, om zo sociale zekerheid, menselijke waardigheid en vrijheid te realiseren.
• vrijwilligerswerk vind ik vaak fijner dan betaald werk. Felber zegt: ‘Het is zeer goed mogelijk om toegevoegde waarde te creëren zonder winstbejag, en zelfs zonder geld. Aan heel wat essentiële behoeften wordt voldaan buiten zakelijke relaties om.’

Het Gemene-Goed-Denken in de praktijk
De Gemene-Goed-Economie kent een Gemene-Goed-Balans. Net zoals je een financiële balans opmaakt voor je bedrijf, kun je een Gemene-Goed-Balans opmaken. Deze meet bijvoorbeeld of je bedrijf sociaal verantwoordelijk, ecologisch, democratisch en solidair handelt. Bedrijven die een positieve Gemene-Goed-Balans hebben, zullen wettelijk ondersteund worden: hun belasting wordt bijvoorbeeld lager en ze krijgen voorrang bij aanbestedingen. Bedrijven die het milieu belasten of die hun producten voor te lage lonen in ontwikkelingslanden laten produceren, betalen hogere invoerrechten.
Op die manier zorgen regels die in overeenstemming zijn met wat werkelijk een Gemene-Goed-Economie is, ervoor dat in plaats van het streven naar pure financiële winst, er langzamerhand een waarden-gedreven economie ontstaat. Daar word ik heel blij van. Het biedt een optimistisch perspectief en het is, zoals ik al zei, heel goed onderbouwd.
Ik schrijf deze dingen overigens niet omdat ik het boek wil promoten – voor de winst 🙂 – maar omdat ik er zo enthousiast over ben.

Een ander belangrijk element in de Gemene-Goed-Economie is de democratie. Er wordt veel aandacht besteed aan uitleggen wat een echte democratie is, en hoe we die zouden kunnen bereiken. Net als bij de vorige onderwerpen heb ik ook hier veel van geleerd. Natuurlijk heb ik wel wat kennis, over stemrecht, referenda etc. maar nu begrijp ik beter de samenhang hiervan, wat eraan ontbreekt en wat we eraan kunnen doen om een democratie van onderaf op te bouwen. Als bedrijven bijvoorbeeld meer dan 250 werknemers krijgen, zullen deze, samen met het publiek, volgens de Gemene-Goed-Economie recht hebben op inspraak. Felber: ‘Bij grote ondernemingen ziet het er op dit moment heel anders uit: multinationals zijn vandaag de dag machtiger dan veel regeringen. Hun beslissingen kunnen honderdduizenden mensen treffen en ze hebben een buitenproportionele macht over media, partijen, wetenschap en rechtsspraak. Het is niet democratisch dat een paar privépersonen de richting van dergelijke multinationals bepalen, terwijl alle andere betrokkenen – binnen en buiten de onderneming – geen medezeggenschap hebben.’

De Gemene-Goed-Economie is een compassievolle economie. Het gaat erom dat mensen wel vrijheid hebben – ondernemerschap wordt gestimuleerd – maar niet ten koste van anderen. Het blijft een markteconomie, maar de uitwassen worden beperkt.
Over uitwassen gesproken:
Een voorbeeld in het boek beschrijft hoe het voor rijken (personen en ondernemingen) steeds makkelijker wordt om nóg rijker en groter te worden. Het eerste miljoen is het moeilijkste, maar het tweede gaat al veel eenvoudiger. Wie 1 miljard euro bezit moet bij de gemiddelde rente van de laatste decennia dagelijks € 220.000 uitgeven om niet nog rijker te worden! Het zou goed zijn als daar grenzen aan gesteld worden, betoogt Felber.

Voorbeelden van Gemene-Goed-Bedrijven
In het boek worden veel voorbeelden besproken van bedrijven en organisaties die al werken volgens het Gemene-Goed-Model. In het bedrijf Semco in Brazilië bepalen de werknemers zelf het aantal vakantiedagen en hoeveel ze willen verdienen. Als leidinggevenden druk uitoefenen op medewerkers of stress veroorzaken, wordt dat als een tekort aan leiderschapskwaliteiten gezien. Iedereen die bij Semco in dienst treedt wordt aangemoedigd tot creativiteit, participatie en het stellen van kritische vragen. Meningsverschillen worden als noodzakelijk en gezond beschouwd.

In Europa is de Gemene-Goed beweging in verschillende landen actief, zoals Duitsland, Oostenrijk, Spanje en Nederland (met name in het Gooi is er een actieve groep). Er doen op dit moment in heel Europa al meer dan 2000 bedrijven mee, waarvan 400 een Gemene-Goed-Balans hebben opgemaakt. In Nederland doet bijvoorbeeld het bedrijf Estafette-Odin mee. Coöperatie Odin verenigt mensen die willen samenwerken om de voedselvoorziening en voedselproductie op een gezonde manier te realiseren.

Zelf meedoen
In Ware Winst wordt ook uiteengezet hoe je zelf mee kunt doen. Je kunt een Gemene-Goed-Balans opmaken, of je kunt de winkels waar je boodschappen doet, vragen of ze er een hebben of zouden willen opstellen. Je kunt het ook introduceren in je gemeente. Je kunt meehelpen het gedachtengoed verder te ontwikkelen (het is per slot van rekening een democratische beweging), of het introduceren in organisaties waar je toch al actief in bent. Op die manier kan het een brede beweging worden, die geïntegreerd is in alle niveaus van de samenleving en handen en voeten geeft aan een economie waarin menselijke waarden voorop staan, die bijdragen aan het algemeen welzijn, zoals vertrouwen, samenwerking en waardering.

Info Gemene Goed Economie in Nederland
http://nederland.gwoe.net

Ware Winst. De verkoopprijs is € 19,95. Niet duur voor zo’n informatief boek van 220 pagina’s.